Para esclarecer a questão envolvendo a importância da medição ou apuração de tempos dentro das atividades de manutenção predial ou industrial, precisaremos retomar o próprio conceito de planejamento estratégico de nossa área ou departamento, no que se refere a aferição de resultados e do próprio sucesso do PCM.

Em nossos artigos anteriores, destacamos que a atividade de planejamento e controle da manutenção deve ser baseada em:

– Ativos de manutenção e na preservação de sua função;

– Níveis de criticidade funcional definidos para os ativos;

– Estratégias de manutenção e rotinas meticulosamente elaboradas e customizadas para atender as necessidades e demandas do site, sistema ou ativo;

– Estrutura e capacitação / habilitação de colaboradores;

– Custos e;

– Apuração de resultados para a aferição de nossa proposta inicial.

Vejam, portanto, que a análise quanto a adequação e a efetividade de nosso planejamento de manutenção deverão considerar a adoção de indicadores de performance que ilustrem a assertividade de nossa escolha.

Ainda no que se refere a estruturação daárea de manutenção, existem condições importantes a serem monitoradas, complementando o já exposto no parágrafo acima e sendo estas:

Entrada de solicitações e a sua conversão em ordens de serviço:

– Filas de espera;

– Tempo para a filtragem / análise e conversão (Gate Keeper);

– Tempo de um eventual primeiro atendimento;

Preparação e execução:

– Tempo para a atribuição de uma ordem ao colaborador responsável;

– Tempo de preparação e deslocamento (tempo improdutivo);

– Tempos de execução das atividades;

Efetividade da manutenção e disponibilidade do ativo:

– Tempo médio para o reparo;

– Tempo médio entre falhas;

– Disponibilidade do ativo;

Capacitação do colaborador e/ou adequação da infraestrutura:

– Produtividade do profissional;

– Produtividade média da oficina de manutenção.

O momento compreendido entre o primeiro registro de uma solicitação de serviço e o seu direcionamento para a área de planejamento refletirá a eficácia de sua ferramenta de gestão (canal de entrada do CMMS[1]) e a agilidade de sua célula de filtragem e análise de solicitações (função Gate Keeper); um inadequado dimensionamento de profissionais envolvidos, assim como a inexistência ou falha em processos para esta etapa do trabalho, poderá incorrer em filas de espera e, consequentemente, na insatisfação do usuário solicitante.

Atrasos no tratamento de solicitações podem se tornar potenciais ofensores ao alcancedo nível de serviço desejado e calculado para a oficina ou departamento, principalmente no que se refere aos tempos de resposta, primeiro atendimento e processamento da ordem.No que se refere aos processos de preparação e execução, temos, na realidade, a presença de dois diferentes agrupamentos quando observamos para o fator tempo na manutenção: tempos improdutivos, que envolvem as subatividades de organização e preparação do colaborador para que possa cumprir ou atender a ordem de manutenção, assim como os tempos de deslocamento até o local do ativo, para o início da execução.

Ainda que desconsiderados para a análise de produtividade do colaborador da manutenção, estes tempos estão implícitos no percurso total percorrido por uma ordem de trabalho ou manutenção, sendo que a sua análise poderá mostrar, por exemplo, deficiências na infraestrutura oferecida na edificação para o deslocamento de colaboradores até o local da prestação de serviços. Estas deficiências podem envolver a restrição de uso em elevadores, ou mesmo a dificuldade no acesso para a manutenção, ou o posicionamento prejudicado da área de manutenção ou oficina, em relação aos ativos por ela mantidos. Neste caso, estamos nos referindo ao posicionamento estratégico de áreas ou oficinas de manutenção, reduzindo tempos preciosos de deslocamento.

Novamente, esta análise poderá ajudara rever condições que venham a prejudicar o atendimento às solicitações de serviço ou chamados de manutenção.

Tempos produtivos ou Wrench Time[2] , durante os quais o colaborador de manutenção performará o seu trabalho, executando a atividade programada. Este período é necessariamente mensurado entre o momento de desligamento do equipamento (para a manutenção) e o seu religamento após a finalização do trabalho, com o fechamento do maquinário e a realização de testes para a sua liberação definitiva.

Notem que este período será de extrema importância na avaliação de performance e condições de trabalho do colaborador, permitindo que o seu supervisor possa identificar eventuais necessidades, como treinamentos, inadequação ou falta de ferramentas para o trabalho, entre outros.

Acompanhando o conceito acima definido para o tempo produtivo de manutenção, o registro preciso de tempos de parada e de restabelecimento das condições de trabalho de um ativo permitirá o cálculo de indicadores técnicos e de Classe Mundial de Manutenção, entre eles:

– Tempo Médio Para Reparo (TMPR ou MTTR): Trata-se de um importante tempo a ser monitorado, indicando o tempo médio consumido pelos colaboradores para o cumprimento de uma determinada rotina ou atividade de manutenção. Assim como o já exposto para a análise de produtividade do colaborador, este tipo de controle poderá indicar alguma dificuldade na execução, como por exemplo o mau posicionamento do equipamento ou a dificuldade em abrir parte da carenagem que permita o acesso a um motor elétrico ou ventilador;

– Tempo Médio Entre Falhas (TMEF ou MTBF): Este outro importante indicador permitirá a análise da efetividade da atividade de manutenção, permitindo ou não que um ativo opere durante um período maior, sem novas falhas, panes ou demandas por novas manutenções.

Adicionalmente, um TMEF menor poderá também indicar a obsolescência ou decrepitude do ativo, em relação a sua vida útil originalmente prevista/projetada, sugerindo a sua inclusão em um programa de substituição/reposição, ou mesmo retrofit.

Disponibilidade do ativo: O cálculo dos dois indicadores anteriormente citados permitirá a apuração do índice de disponibilidade do ativo, traduzindo todo o trabalho de manutenção realizado (planejamento, execução e controle) em sucesso.

Conforme já abordamos em edições anteriores, o monitoramento de resultados dentro da atividade de manutenção teráfundamental importância para o gestor, permitindo com que este possa avaliar a sua estratégia adotada e todo o trabalho, assim comoas equipes e infraestrutura sob o seu comando ou responsabilidade.

No entanto, para que isto ocorra, caberá também ao gestor fomentar entre as suas equipes de trabalho a necessidade e cuidados ao lançar de forma precisa os tempos relacionados à cada uma das etapas de manutenção. É necessário que todos os colaboradores compreendam a vital importância deste acompanhamento e os benefícios que o resultado poderá gerar para a sua capacitação, para a sua oficina e condições de trabalho.

Para que se assegure esta precisão desejada, recomenda-se a utilização de dispositivos móveis(celular ou tablet) para o registro da manutenção no campo, através de aplicativos que integrem o CMMS implantado.Consequentemente, este processo de acompanhamento dos tempos também exigirá com que o CMMS seja adequadamente customizado.O conhecimento prévio de sua importância será necessário para a escolha do melhor sistema informatizado de gestão para atender aos requisitos de planejamento e controle.

Sem um adequado registro e monitoramento de tempos na atividade de manutenção, o gestor responsável terá dificuldades em analisar resultados e a eficácia de sua estratégia, estruturas e infraestrutura.

 

 

 

 

 

 

 

[1]CMMS – Sigla em inglês para Sistema Informatizado de Gestão da Manutenção (Computerized Maintenance Management System).

[2]Expressão em inglês que define o tempo de “ferramenta na mão”, ou seja, o período no qual o colaborador de manutenção efetivamente realizará a atividade programada, segundo o conceito mundial de manutenção.